السكرتير التنفيذي لمكتب النائب

الشركة:   جامعة زايد

قطاع العمل:  التعليم و التدريب

مكان الوظيفة دبي، الإمارات

المستوى الوظيفي:   موظف (مع خبرة لكن غير إداري)

تاريخ النشر:  24-12-2018

الرقم المرجعي:  98377

الدور الوظيفي:  الأعمال الإدارية و السكرتارية

السكرتير التنفيذي لمكتب النائب

الفرصه

يسعى مكتب الكونجرس إلى الحصول على منصب الأمين التنفيذي ليعمل كممثل نيابة عن وكيل الوزارة ، ويضمن التنظيم والتنسيق وتيسير عملية العمل وبروتوكولات وأنشطة مكتب وكيل الوزارة. العمل مع ممثلين كبار آخرين في الجامعة بالإضافة إلى ممثلين خارجيين لضمان الوفاء بأولويات ومسؤوليات مكتب النائب ورئيس مكتب النائب. يقدم الدعم التنفيذي والتنظيمي رفيع المستوى.

المسؤوليات

• توفير المعلومات والنصائح والإرشادات للجميع (كبار الإداريين وأعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب والعملاء الخارجيين) حول عناصر الجامعة في جميع الأمور المتعلقة بعمليات الجامعة (أي الاستشارات والسياسات والإجراءات والزيارات والعمليات والإرشادات).

• بمثابة نقطة الاتصال الأولى لجميع كبار الإداريين وأعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب والعملاء الخارجيين ويستجيب لجميع الاستفسارات العامة والخاصة حول عمليات الجامعة والعمليات والمبادئ التوجيهية والسياسات و / أو الإجراءات.

• ينسق مع وحدات مختلفة فيما يتعلق بتحديث السياسات والإجراءات من وقت تلقي المقترحات للسياسات الجديدة أو المنقحة من قبل مكتب الكوفيست حتى يتم الحصول على جميع الموافقات.

• ينسق مع وحدات مختلفة للتأكد من أن جميع السياسات والإجراءات المعتمدة حديثا موثقة بشكل صحيح وأن يتم نشر أحدث النسخ على الإنترانت.

• يعالج التحضير لزيارة مكتب الاستشاريين ، فريق الاعتماد (MSCHE وفرق اعتماد الكلية) ، المرشحين للمناصب العليا أو الضيوف من خلال تنسيق وترتيب الرحلات والإقامة والجدول الزمني في الحرم الجامعي وجميع الأنشطة الأخرى التي سيتم ترتيبها للضيوف.

• رصد ومتابعة تقديم جميع التقارير من قبل الاستشاريين قبل إعداد وترتيب دفعهم.

• توفير الدعم الإداري من نهاية إلى نهاية إلى مكتب الاستشاريين في Provost وفرق الاعتماد والمرشحين للمناصب العليا و / أو الضيوف المدعوين لحضور حدث ترعاه الجامعة أو دعوه من قبل مكتب الكفيل - من وقت وصولهم حتى يغادروا . 
• إعداد مشروع عقود الاستشاريين للخبراء الاستشاريين الذين دعاهم مكتب الكفيل.

• إعداد أو صياغة المذكرات وإعلانات الحرم الجامعي والمراسلات الأخرى ويرتب أن يتم إبلاغ هذه إلى جميع المعنيين بعد استعراض Provost والموافقة عليها.

• يتلقى جميع أشكال الاتصال الموجهة إلى وكيل الجامعة ، والشاشات ، ويقدم جميع الرسائل الهامة لاهتمامه ، ويرسل هذه الرسائل إلى الموظفين المعنيين لاتخاذ إجراءات وفقا لنصيحة وكيل ومتابعة هذه البنود لضمان تقديم ردود في الوقت المناسب ودقيقة إلى وحدات الأعمال والمؤسسات المختلفة.

• يرصد سجلات عطلة موظفي مكتب رئيس الاتحاد. يقدم المشورة والتوجيه في الوقت المناسب إلى وكيل في تجديدات الموظفين الموظف ، ونهاية فترات الاختبار ، وتقييم الأداء وغيرها من معلومات الموظفين السرية التي تحتاج إلى اهتمام وعمل فوريف.

• ضمان التنسيق الفعال والتشغيل والتنظيم من مكتب الكفيل من خلال إنشاء والحفاظ على كفاءة الأعمال والممارسات الإدارية والممارسات والنظم.

• يبني علاقات مهنية مع كبار المسؤولين في إدارة جامعة زايد ، والممثلين ، والطلاب ، والقادة الخارجيين في الأعمال التجارية والحكومة والإمارات العربية المتحدة والمجتمع العالمي. 

• يعالج بشكل مستقل مجموعة متنوعة من المشاريع وعبء العمل ، وتنسيق الجهود في كثير من الأحيان من خلال الآخرين ، ويقدم خدمة مع الشعور بالإلحاح للوفاء بالأطر الزمنية والتسليمات.

• يضمن أن مكتب رئيس الاتحاد يعمل بسلاسة وكفاءة قدر الإمكان تقديم توصيات واتخاذ إجراءات للتغيير الإيجابي.

• تطوير وإعداد التقارير المعقدة ، يجمع البيانات ، يحلل البيانات ويعد ملخصات بدرجة عالية من التركيز التفصيلي.

• يوضح مستوى عال من القدرة باستخدام MS Office وتطبيقات الكمبيوتر الأخرى: Powerpoint ، Word ، Excel ، وغيرها.

• يحدد على نحو استباقي القضايا والأولويات التي تلفت انتباه النائب أو غيرها في الإدارة العليا.

• خطط وتنظيم وتنفيذ البرامج والفعاليات الفعالة.

• يعمل كسفير ونموذج يحتذى به يمثل مكتب الكفيل مع الاحتراف على أعلى المستويات.

• خطط وتنظيم زيارات إلى ZU من قبل الزوار المختارين الذين وجهت إليهم دعوة محددة من خلال مكتب رئيس الاتحاد ؛ يضمن تنفيذ البروتوكول المناسب عند العمل مع كبار المسؤولين في الحكومة والصناعة والتعليم العالي.

• التنسيق مع كلية إدارة جامعة زايد ومسؤولي الإدارات من خلال مكتب الكفيل لضمان التواصل وفهم المشاريع والتوجيهات ، إلخ.

• يحضر الاجتماعات نيابة عن مكتب رئيس الاتحاد ، ويأخذ محاضر الاجتماعات ، ويتابع على بنود العمل.

• يحتفظ التقويم والجدول الزمني.

المتطلبات

• يجب أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو أي مجال ذي صلة (أو مزيج معادل من التعليم والمهارات والخبرات) ، ويفضل درجة الماجستير بالإضافة إلى 7 سنوات من الخبرة المهنية ذات الصلة التي توفر المساعدة التنفيذية لكبار رجال الأعمال أو قادة التعليم العالي أو فريق القيادة - أو مزيج معادل من التعليم أو المهارات أو الخبرة. 
• الخبرة السابقة في مؤسسة أكاديمية هي أحد الأصول. 
• إظهار النجاح في تخطيط وتنظيم وتنفيذ البرامج والأحداث والخدمات والتسليمات. 
• درجة عالية من كفاءة الكمبيوتر باستخدام البريد الإلكتروني ، Office (Word و Excel و Powerpoint) ، والأدوات على شبكة الإنترنت. 
• مهارات اللغة الإنجليزية المكتوبة والشفوية المعلقة. 
• يفضل معرفة العمل بجامعة زايد. 
• ثنائي اللغة (الإنجليزية / العربية) هو أحد الأصول.

الفوائد

حزمة مزايا الجامعة جذابة للغاية ، مع رواتب تنافسية خالية من الضرائب في دولة الإمارات العربية المتحدة ، وبدل السكن النقدي ، وبدل أثاث ، وتذاكر طيران سنوية للعطلات للموظف والعائلة المباشرة ، ويتم تقديم إعانات تعليمية للأطفال والرعاية الصحية للموظف ورعايته. أفراد الأسرة. ؟