الشركة: جامعة زايد
قطاع
العمل: التعليم و التدريب
مكان
الوظيفة دبي، الإمارات
المستوى
الوظيفي:
موظف (مع خبرة لكن غير إداري)
تاريخ
النشر: 24-12-2018
الرقم
المرجعي: 98378
الدور
الوظيفي: الأعمال الإدارية
و السكرتارية
مسئول خدمات الحرم
الجامعي-الحرم الجامعي للتنمية المادية
والخدمات
الوصف
ومتطلبات الوظيفة
الفرصه
يسعى قسم خدمات التنمية الفيزيائية في الحرم الجامعي إلى الحصول
على منصب مسئول خدمات الحرم الجامعي لضمان تسليم النقل البري والسفر الدولي
وترتيبات الإقامة الفندقية في الفنادق بشكل فعال ووفقًا لسياسات الجامعة
وإجراءاتها. لتنسيق أسطول المركبات في الجامعة وتوفير معلومات دقيقة وحجز النقل
والسفر والفنادق في الوقت المناسب لمجتمع الجامعة.
المسؤوليات
الإقامة في الفنادق داخل دولة الإمارات العربية المتحدة (حرم
جامعي)
يرتب السكن المناسب لجميع الأقسام داخل الجامعة والضيوف الزائرين ، مع ضمان ممارسات تتوافق مع سياسات الجامعة وإجراءاتها.
يحافظ على الأنظمة والإجراءات لتحديد وتتبع وترتيب الاستجابات في الوقت المناسب للإقامة الفندقية اليومية ، والتحقق من استحقاقات الموظفين.
رتب الفنادق والإقامة داخل دولة الإمارات العربية المتحدة مع الفنادق التي قامت جامعة زايد بالتفاوض عليها.
يشرح لكل من أعضاء هيئة التدريس والعاملين في جامعة ZU السياسات والإجراءات المتعلقة بالحجز في الفنادق.
يرتب السكن المناسب لجميع الأقسام داخل الجامعة والضيوف الزائرين ، مع ضمان ممارسات تتوافق مع سياسات الجامعة وإجراءاتها.
يحافظ على الأنظمة والإجراءات لتحديد وتتبع وترتيب الاستجابات في الوقت المناسب للإقامة الفندقية اليومية ، والتحقق من استحقاقات الموظفين.
رتب الفنادق والإقامة داخل دولة الإمارات العربية المتحدة مع الفنادق التي قامت جامعة زايد بالتفاوض عليها.
يشرح لكل من أعضاء هيئة التدريس والعاملين في جامعة ZU السياسات والإجراءات المتعلقة بالحجز في الفنادق.
توفير النقل البري (الحرم الجامعي في دبي) يقوم
بتنسيق وتخصيص المهام لسائقي جامعة زايد لضمان تلبية طلبات النقل.
إعداد قوائم يومية للسائقين ، وترتيب النقل البديل عندما لا تكون هناك برامج تشغيل متوفرة وينسق أنشطة النقل اليومية عبر الجامعة.
ترتب خدمات النقل المناسبة لجميع الإدارات داخل الجامعة والضيوف الزائرين ، مع ضمان ممارسات تتوافق مع سياسات الجامعة وإجراءاتها.
يحافظ على الأنظمة والإجراءات لتحديد المسار وترتيب الردود في الوقت المناسب لطلبات النقل اليومية والتحقق من استحقاقات الموظفين.
يضمن أن السائقين على علم جيد بكل مهمة يتم تعيينها وأن خطوط الاتصال تبقى مفتوحة دائماً.
مراقبة ميزانية النقل لضمان عدم استخدام موردي الطرف الثالث إلا عند الضرورة القصوى.
ينسق مع مكتب نائب الرئيس لترتيب احتياجات النقل من الاستشاريين وضيوف كبار الشخصيات.
الاتصال مع الكليات والإدارات لترتيب النقل للرحلات الميدانية للطلاب إلخ.
تحقق من مطالبات بدلاء اليومية مقابل الجداول الزمنية وترسلها إلى المدير للموافقة عليها.
تنسق مع موظفي التنظيف للتأكد من أن السيارات نظيفة دائما.
يقوم بإجراء فحوصات منتظمة على السيارات لتحديد أي مشكلات تتعلق بالصيانة.
بتنسيق وتخصيص المهام لسائقي جامعة زايد لضمان تلبية طلبات النقل.
إعداد قوائم يومية للسائقين ، وترتيب النقل البديل عندما لا تكون هناك برامج تشغيل متوفرة وينسق أنشطة النقل اليومية عبر الجامعة.
ترتب خدمات النقل المناسبة لجميع الإدارات داخل الجامعة والضيوف الزائرين ، مع ضمان ممارسات تتوافق مع سياسات الجامعة وإجراءاتها.
يحافظ على الأنظمة والإجراءات لتحديد المسار وترتيب الردود في الوقت المناسب لطلبات النقل اليومية والتحقق من استحقاقات الموظفين.
يضمن أن السائقين على علم جيد بكل مهمة يتم تعيينها وأن خطوط الاتصال تبقى مفتوحة دائماً.
مراقبة ميزانية النقل لضمان عدم استخدام موردي الطرف الثالث إلا عند الضرورة القصوى.
ينسق مع مكتب نائب الرئيس لترتيب احتياجات النقل من الاستشاريين وضيوف كبار الشخصيات.
الاتصال مع الكليات والإدارات لترتيب النقل للرحلات الميدانية للطلاب إلخ.
تحقق من مطالبات بدلاء اليومية مقابل الجداول الزمنية وترسلها إلى المدير للموافقة عليها.
تنسق مع موظفي التنظيف للتأكد من أن السيارات نظيفة دائما.
يقوم بإجراء فحوصات منتظمة على السيارات لتحديد أي مشكلات تتعلق بالصيانة.
السفر الدولي (الحرم الجامعي)
يحافظ على الأنظمة والإجراءات لتحديد وتتبع وترتيب الردود في الوقت المناسب لطلبات السفر الدولية والتحقق من استحقاقات الموظفين.
يضمن أن يتم اتخاذ قرارات موضوعية على أساس السعر ومدة الرحلة عند اختيار وكيل حجز تذاكر الطيران.
يشرح لكل من أعضاء هيئة التدريس والعاملين في جامعة زو السياسة والإجراءات المتعلقة بالسفر الدولي.
يضمن أن الأسعار التي تم الحصول عليها من جامعة زايد رشحت وكلاء السفر تنافسية مع السوق.
فعاليات الجامعة / حجوزات المجموعات (الحرم الجامعي)
مسؤولة عن إعداد قوائم الغرف لحجوزات المجموعات في الفنادق خلال الأحداث التي تجري داخل / خارج الحرم الجامعي وينسق فيما بعد هذه المعلومات مع الفنادق المعينة لضمان مستوى عال من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
يحافظ على قاعدة بيانات الأحداث لضمان أن جميع المعلومات الحالية
يحافظ على الأنظمة والإجراءات لتحديد وتتبع وترتيب الردود في الوقت المناسب لطلبات السفر الدولية والتحقق من استحقاقات الموظفين.
يضمن أن يتم اتخاذ قرارات موضوعية على أساس السعر ومدة الرحلة عند اختيار وكيل حجز تذاكر الطيران.
يشرح لكل من أعضاء هيئة التدريس والعاملين في جامعة زو السياسة والإجراءات المتعلقة بالسفر الدولي.
يضمن أن الأسعار التي تم الحصول عليها من جامعة زايد رشحت وكلاء السفر تنافسية مع السوق.
فعاليات الجامعة / حجوزات المجموعات (الحرم الجامعي)
مسؤولة عن إعداد قوائم الغرف لحجوزات المجموعات في الفنادق خلال الأحداث التي تجري داخل / خارج الحرم الجامعي وينسق فيما بعد هذه المعلومات مع الفنادق المعينة لضمان مستوى عال من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
يحافظ على قاعدة بيانات الأحداث لضمان أن جميع المعلومات الحالية
عام
يعمل كعضو رئيسي في مكتب السفر لتقديم المعلومات الإحصائية كما هو مطلوب. يدير مختلف قواعد البيانات المستخدمة في الإدارة التي تقدم تقارير شهرية للمدير في غياب المنسق ، خدمات الحرم الجامعي.
توفر مستوى الخدمة المطلوب لمجتمع جامعة زايد بتقييم الخدمة التي يقدمها مركز السفر من خلال تعليقات العملاء.
يضمن أن جميع الخدمات المقدمة في مكتب السفر تتوافق مع سياسات الجامعة وإجراءاتها.
معالجة وثائق الدفع عبر نظام Banner.
تعمل بالتعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات للمحافظة على جميع المعلومات الموجودة على موقع الويب الخاص بالتطوير والخدمات الفيزيائية في الحرم الجامعي
يحتفظ بسجلات أعمال دقيقة ويساهم في إدارة خدمات الحرم الجامعي بفعالية وكفاءة.
إعداد خطط التدريب السنوية للإدارة بالتعاون مع منسق خدمات الحرم الجامعي.
يعمل بدلا من منسق خدمات الحرم الجامعي في غيابهم.
يعمل كعضو رئيسي في مكتب السفر لتقديم المعلومات الإحصائية كما هو مطلوب. يدير مختلف قواعد البيانات المستخدمة في الإدارة التي تقدم تقارير شهرية للمدير في غياب المنسق ، خدمات الحرم الجامعي.
توفر مستوى الخدمة المطلوب لمجتمع جامعة زايد بتقييم الخدمة التي يقدمها مركز السفر من خلال تعليقات العملاء.
يضمن أن جميع الخدمات المقدمة في مكتب السفر تتوافق مع سياسات الجامعة وإجراءاتها.
معالجة وثائق الدفع عبر نظام Banner.
تعمل بالتعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات للمحافظة على جميع المعلومات الموجودة على موقع الويب الخاص بالتطوير والخدمات الفيزيائية في الحرم الجامعي
يحتفظ بسجلات أعمال دقيقة ويساهم في إدارة خدمات الحرم الجامعي بفعالية وكفاءة.
إعداد خطط التدريب السنوية للإدارة بالتعاون مع منسق خدمات الحرم الجامعي.
يعمل بدلا من منسق خدمات الحرم الجامعي في غيابهم.
المتطلبات
يجب أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس من جامعة معترف بها في
مجال ذي صلة مع خبرة لا تقل عن سنتين من الخبرة الإدارية أو مزيج مناسب من التعليم
والمهارات والخبرات.
يعد عرض مهارات الاتصال الممتازة للعملاء أمراً أساسياً ، بالإضافة إلى امتلاك المهارات التحليلية والتنظيمية.
مهارات اللغة العربية ميزة ولكن ليس شرطًا
. مهارات اللغة الإنجليزية البارزة التي تثبت مهارات مكتوبة وشفهية ممتازة.
الخبرة والمعرفة الواسعة لمنتجات Microsoft Office أمر ضروري ؛ تجربة مع قواعد البيانات هي ميزة.
يعد عرض مهارات الاتصال الممتازة للعملاء أمراً أساسياً ، بالإضافة إلى امتلاك المهارات التحليلية والتنظيمية.
مهارات اللغة العربية ميزة ولكن ليس شرطًا
. مهارات اللغة الإنجليزية البارزة التي تثبت مهارات مكتوبة وشفهية ممتازة.
الخبرة والمعرفة الواسعة لمنتجات Microsoft Office أمر ضروري ؛ تجربة مع قواعد البيانات هي ميزة.
الفوائد
حزمة مزايا الجامعة جذابة للغاية ، مع
رواتب تنافسية خالية من الضرائب في دولة الإمارات العربية المتحدة ، وبدل السكن
النقدي ، وبدل أثاث ، وتذاكر طيران سنوية للعطلات للموظف والعائلة المباشرة ، ويتم
تقديم إعانات تعليمية للأطفال والرعاية الصحية للموظف ورعايته. أفراد الأسرة.
