الشركة: جامعة زايد
قطاع
العمل: التعليم و التدريب
مكان
الوظيفة أبوظبي، الإمارات
المستوى
الوظيفي موظف (مع خبرة لكن غير إداري)
تاريخ
النشر: 24-12-2018
الرقم
المرجعي: 98357
الدور
الوظيفي الأعمال الإدارية
و السكرتارية
كبير أخصائي
العلاقات الإعلامية - إدارة الاتصالات الحكومية
الفرصة
الوصف
ومتطلبات الوظيفة
JOB
PURPOSE SUMMARY: لتوفير دعم إداري وسكرتاري عالي الفعالية للمدير لضمان عمل المكتبة
ومكتبة التعليم بكفاءة. الإشراف على الاحتياجات الإدارية للمكتبة والتعليم العمومي في
الحرم الجامعي DXB وتنسيق الاجتماعات والأنشطة المشتركة بين الإدارات ؛ تقديم
المساعدة الإدارية إلى الإدارة العليا وأمناء المكتبات وموظفي المكتبة ومكتبة
التعليم في كلا الحرمين. المسؤوليات الرئيسية:
• يساعد في تنظيم وجدولة الاجتماعات / حلقات العمل ، بإعلام الحضور في الموقع والتوقيت ، ويستغرق دقائق وحضور الملف والتوزيع حسب الاقتضاء.
• ترحب وتتصل مع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين والزوار نيابة عن المدير. يستمع إلى مخاوفهم ويقرر ما إذا كانوا بحاجة لرؤية المدير أو إذا كان شخص آخر يلبي احتياجاتهم بشكل أفضل. توصي باتخاذ الإجراء المناسب.
• توزيع المراسلات الداخلية والخارجية بفعالية وكفاءة.
• تطوير ويحافظ على الملفات / المجلدات الإلكترونية والورقية ويحافظ على إجراءات إدارة المكاتب المناسبة.
• يجيب على جميع الاستفسارات العامة ويحرض أنظمة الاستجابة المناسبة وفقا لذلك.
• يساعد في تنظيم المرافق والضيافة لأنشطة المكتبة والتعلم.
• توزيع النشرات العامة والحفاظ على ملفات المعلومات المناسبة لعمليات فعالة وكفاءة لجميع الوحدات في الحرم الجامعي
• الطلبات الثابتة واللوازم والمعدات المطلوبة من قبل المكتب والمكتب.
• الحصول على عروض أسعار من موردي المعدات واللوازم ، وإعداد الوثائق لموافقة المدير ، وإعداد طلبات الشراء ونماذج المطالبة ويمر جميع المعلومات إلى إدارة المشتريات لاتخاذ مزيد من الإجراءات.
• العمليات ويحفظ سجلات لجميع الفواتير.
• تتبع نفقات الصناديق في اللافتة وتحتفظ بسجلات الاستخدام من خلال برنامج Excel ، وتقدم المشورة إلى مدير المكتبة ومجلس القيادة حول حالة الميزانية والإنفاق (صندوق التنمية المهنية ، وفندق وصناديق النقل)
• تقيم تقويم موعد المدير وتذكر المدير من التعيينات.
• يدعم أمناء المكتبات وشركاء التعليم العام عن طريق حجز الفصول الدراسية ، وتنسيق المناسبات الخاصة والتواصل مع شركاء "التعليم العمومي" في الأمور المتعلقة بالمرافق والخدمات في "هيئة التعليم العمومي".
• ينضم إلى إحدى فرق المكتبة ويساهم في المناقشات حول سياسات وإجراءات المكتبة لتحسين الخدمات.
• يساعد في تنظيم وجدولة الاجتماعات / حلقات العمل ، بإعلام الحضور في الموقع والتوقيت ، ويستغرق دقائق وحضور الملف والتوزيع حسب الاقتضاء.
• ترحب وتتصل مع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين والزوار نيابة عن المدير. يستمع إلى مخاوفهم ويقرر ما إذا كانوا بحاجة لرؤية المدير أو إذا كان شخص آخر يلبي احتياجاتهم بشكل أفضل. توصي باتخاذ الإجراء المناسب.
• توزيع المراسلات الداخلية والخارجية بفعالية وكفاءة.
• تطوير ويحافظ على الملفات / المجلدات الإلكترونية والورقية ويحافظ على إجراءات إدارة المكاتب المناسبة.
• يجيب على جميع الاستفسارات العامة ويحرض أنظمة الاستجابة المناسبة وفقا لذلك.
• يساعد في تنظيم المرافق والضيافة لأنشطة المكتبة والتعلم.
• توزيع النشرات العامة والحفاظ على ملفات المعلومات المناسبة لعمليات فعالة وكفاءة لجميع الوحدات في الحرم الجامعي
• الطلبات الثابتة واللوازم والمعدات المطلوبة من قبل المكتب والمكتب.
• الحصول على عروض أسعار من موردي المعدات واللوازم ، وإعداد الوثائق لموافقة المدير ، وإعداد طلبات الشراء ونماذج المطالبة ويمر جميع المعلومات إلى إدارة المشتريات لاتخاذ مزيد من الإجراءات.
• العمليات ويحفظ سجلات لجميع الفواتير.
• تتبع نفقات الصناديق في اللافتة وتحتفظ بسجلات الاستخدام من خلال برنامج Excel ، وتقدم المشورة إلى مدير المكتبة ومجلس القيادة حول حالة الميزانية والإنفاق (صندوق التنمية المهنية ، وفندق وصناديق النقل)
• تقيم تقويم موعد المدير وتذكر المدير من التعيينات.
• يدعم أمناء المكتبات وشركاء التعليم العام عن طريق حجز الفصول الدراسية ، وتنسيق المناسبات الخاصة والتواصل مع شركاء "التعليم العمومي" في الأمور المتعلقة بالمرافق والخدمات في "هيئة التعليم العمومي".
• ينضم إلى إحدى فرق المكتبة ويساهم في المناقشات حول سياسات وإجراءات المكتبة لتحسين الخدمات.
درجة الاستقلالية / ترابط
البيئة:
• المهام تحت التوجيه العام للمدير ومدير الخدمات العامة المساعد
• يجب إظهار المبادرة الذاتية والاعتمادية الاستثنائية لدعم كفاءة الإدارة.
• يعمل في كثير من الأحيان دون الإشراف اليومي المباشر وبالتالي الاستقلالية والجدارة بالثقة خصائص أساسية في هذا الدور.
• القدرة على تحديد أولويات وإدارة مجموعة متنوعة من المهام في وقت واحد وبفعالية ، لضمان التسليم في الوقت المحدد من الخدمة والتوقعات.
• تفهم وظائف المكتبة والتعليمات العامة.
• المهام تحت التوجيه العام للمدير ومدير الخدمات العامة المساعد
• يجب إظهار المبادرة الذاتية والاعتمادية الاستثنائية لدعم كفاءة الإدارة.
• يعمل في كثير من الأحيان دون الإشراف اليومي المباشر وبالتالي الاستقلالية والجدارة بالثقة خصائص أساسية في هذا الدور.
• القدرة على تحديد أولويات وإدارة مجموعة متنوعة من المهام في وقت واحد وبفعالية ، لضمان التسليم في الوقت المحدد من الخدمة والتوقعات.
• تفهم وظائف المكتبة والتعليمات العامة.
اﻟﻌﻼﻗﺎت اﻟﻌﻣﻠﻳﺔ / ﺗﺄﺛﻳرات
اﻟﺗﻔﺎﻋﻼت:
• ﻳﻌﻣﻝ ﺑﺷﻛﻝ وﺛﻳق ﻣﻊ ﻣﺟﻠس ﻗﻳﺎدة اﻟﻣﻛﺗﺑﺔ ، وأﻋﺿﺎء اﻟﺷرﻛﺔ اﻟﻣرﻛزﻳﺔ ﺑﻣﺎ ﻓﻲ ذﻟك أﻣﻧﺎء اﻟﻣﻛﺗﺑﺎت واﻟﻣوظﻔﻳن واﻷﻗﺳﺎم اﻷﺧرى ﻓﻲ اﻟﺟﺎﻣﻌﺔ.
• يدعم موظفي المكتبة الجديدة عندما تصبح موجهة إلى المكتبة والجامعة. التعليم ومتطلبات الخبرة:
• يجب أن يكون لديك درجة البكالوريوس أو ما يعادلها مزيج من التعليم والمهارات والخبرة.
• يجب أن يكون لديك خبرة لا تقل عن سنتين في العمل في بيئة تركز على العملاء.
• يجب أن تكون قادرة على تعدد المهام ، وكذلك تخطيط وتنظيم الأحداث وإجراءات المكتب وأنظمة التتبع.
• يجب أن تكون مسؤولة ، موثوقة للغاية ، وقادرة على العمل بشكل مستقل.
• يجب أن يكون على دراية عالية بالكمبيوتر بما في ذلك إتقان مع Microsoft Office Suite.
• يجب أن تكون قادرة على التواصل بفعالية شفهيا وكتابيا.
• ﻳﻌﻣﻝ ﺑﺷﻛﻝ وﺛﻳق ﻣﻊ ﻣﺟﻠس ﻗﻳﺎدة اﻟﻣﻛﺗﺑﺔ ، وأﻋﺿﺎء اﻟﺷرﻛﺔ اﻟﻣرﻛزﻳﺔ ﺑﻣﺎ ﻓﻲ ذﻟك أﻣﻧﺎء اﻟﻣﻛﺗﺑﺎت واﻟﻣوظﻔﻳن واﻷﻗﺳﺎم اﻷﺧرى ﻓﻲ اﻟﺟﺎﻣﻌﺔ.
• يدعم موظفي المكتبة الجديدة عندما تصبح موجهة إلى المكتبة والجامعة. التعليم ومتطلبات الخبرة:
• يجب أن يكون لديك درجة البكالوريوس أو ما يعادلها مزيج من التعليم والمهارات والخبرة.
• يجب أن يكون لديك خبرة لا تقل عن سنتين في العمل في بيئة تركز على العملاء.
• يجب أن تكون قادرة على تعدد المهام ، وكذلك تخطيط وتنظيم الأحداث وإجراءات المكتب وأنظمة التتبع.
• يجب أن تكون مسؤولة ، موثوقة للغاية ، وقادرة على العمل بشكل مستقل.
• يجب أن يكون على دراية عالية بالكمبيوتر بما في ذلك إتقان مع Microsoft Office Suite.
• يجب أن تكون قادرة على التواصل بفعالية شفهيا وكتابيا.
المتطلبات الأساسية الأخرى:
• القدرة على التنقل بين أبو ظبي ودبي.
• مشروع موجه مع القدرة على تقديم النتيجة في الوقت المحدد.
• مهارات الاتصال ممتازة مع الناس على جميع المستويات داخل المنظمة.
• مهارات تعدد المهام والقدرة على ترتيب أولويات المهام.
• درجة عالية من الدقة مع الاهتمام الجيد بالتفاصيل.
• السرية والتعاطف واللباقة وحرية التصرف عند التعامل مع الناس.
• الصبر والحكم السليم.
• درجة عالية من الوعي الثقافي المتطلبات المرغوبة أو المفضلة:
• خبرة العمل في مؤسسة أكاديمية أو مكتبة هي ميزة إضافية.
• الطلاقة في العربية / الإنجليزية (ثنائية اللغة) الأفضل.
• القدرة على التنقل بين أبو ظبي ودبي.
• مشروع موجه مع القدرة على تقديم النتيجة في الوقت المحدد.
• مهارات الاتصال ممتازة مع الناس على جميع المستويات داخل المنظمة.
• مهارات تعدد المهام والقدرة على ترتيب أولويات المهام.
• درجة عالية من الدقة مع الاهتمام الجيد بالتفاصيل.
• السرية والتعاطف واللباقة وحرية التصرف عند التعامل مع الناس.
• الصبر والحكم السليم.
• درجة عالية من الوعي الثقافي المتطلبات المرغوبة أو المفضلة:
• خبرة العمل في مؤسسة أكاديمية أو مكتبة هي ميزة إضافية.
• الطلاقة في العربية / الإنجليزية (ثنائية اللغة) الأفضل.
الكفاءات : الاتصالات - القدرة على تبادل
المعلومات وتوفير التوجيهات والتعليمات بطريقة فعالة وتعاونية ، شفهيا وكتابيا.
التركيز على العملاء والخدمة - يبرز روح التميز في الخدمة ، والمريض ، والودية والكفاءة.
النتائج واتجاه العمل - يوضح مبادرة لإحداث تحسينات وتعزيز النتائج الإيجابية.
يبني علاقات شخصية فعالة - يوضح الفعالية الشخصية في مكان العمل.
المعرفة والكفاءة التقنية - يوضح الكفاءة في الجوانب التقنية ومعرفة الوظيفة من الموقف لتحقيق مستوى عال من الأداء.
قادرة وراغبة في التعلم.
التركيز على العملاء والخدمة - يبرز روح التميز في الخدمة ، والمريض ، والودية والكفاءة.
النتائج واتجاه العمل - يوضح مبادرة لإحداث تحسينات وتعزيز النتائج الإيجابية.
يبني علاقات شخصية فعالة - يوضح الفعالية الشخصية في مكان العمل.
المعرفة والكفاءة التقنية - يوضح الكفاءة في الجوانب التقنية ومعرفة الوظيفة من الموقف لتحقيق مستوى عال من الأداء.
قادرة وراغبة في التعلم.
