الشركة: جامعة زايد
قطاع
العمل: التعليم و التدريب
مكان
الوظيفة دبي، الإمارات
المستوى
الوظيفي مدير (إداري،
مسؤول عن موظفين)
تاريخ
النشر: 24-12-2018
الرقم
المرجعي: 98356
الدور
الوظيفي الأعمال الإدارية و السكرتارية
مسؤول برامج أول - كلية العلوم الإنسانية
والاجتماعية
الفرصة
تسعى كلية العلوم
الإنسانية والاجتماعية إلى تولي منصب كبير موظفي البرامج لدعم العميد في تلبية
احتياجات البرامج الأكاديمية للكلية. مسؤول عن تنسيق الأنشطة (العمليات والتخطيط)
وضمان تدفق المعلومات في الوقت المناسب من وإلى الكلية. يتعامل مع التفاصيل ذات الطبيعة السرية
والحرجة للغاية ، ويجب أن يعمل بكفاءة وفعالية في بيئة مهنية سريعة.
مسؤوليات
الدعم التنفيذي والتنسيق
• يوفر الدعم للحفاظ على التنسيق متعدد الوظائف بين
البرامج والإدارات لمهام ومشاريع متعددة مع الأولويات والمواعيد النهائية
المتنافسة.
• إعداد استعراض وتعديلات المقترحات والاتفاقات
لمشاريع التوعية CHSS.
• الاتصال بين منسقي المشروع / الاستشاريين ،
وإعداد التقارير الشهرية لتتبع التقدم في العمل.
• رصد وتقارير التقدم المحرز في برامج CHSS.
• تحديثات العميد على التقدم في أنشطة CHSS والأحداث.
• تقديم الدعم والمشورة إلى CHSS
في تطوير المواد
التسويقية وفقا لمعايير ZU.
• يدعم في تخطيط وتنظيم زيارات إلى ZU من قبل الزوار
المختارين دعيت خصيصا من خلال CHSS. يضمن تنفيذ البروتوكول المناسب عند العمل مع
كبار المسؤولين في الحكومة والصناعة والتعليم العالي.
• ينظم الاجتماعات المتعلقة بمسائل ZU حسب توجيهات CHSS Dean.
• تنسيق أنشطة
CHSS: النشرات الصحفية
والمؤتمرات والاجتماعات ، إلخ.
• الإشراف على الخدمات اللوجستية المتعلقة بأنشطة CHSS ،
من الاتصالات مع المندوبين (العمل على ترتيبات سفرهم ، الإقامة ، النقل
، visitingschedule ، الخ) ، إعداد العقود ، التعاون مع
الموردين وطلبات الشراء المطلوبة.
• تنسيق مؤتمرات CHSS
،
والعمل مع معظم أقسام ZU ، خدمات الوسائط ، خدمات السفر
، خدمات تطوير الحرم الجامعي ، النشر ، والمالية.
• يضمن يتم تطبيق جميع المهام التشغيلية وتتبع حسب
المبادئ التوجيهية العملية.
• ينظم حفل توزيع الجوائز عند الطلب.
تقديم التقارير
• ينسق ويعد العروض والتقارير ، على النحو المطلوب.
• يوفر الدعم لإنشاء ورصد الميزانيات. يتعقب النفقات المالية والمشاريع عجز الميزانية أو الفوائض.
• يوفر الميزانية وغيرها من التقارير إلى مساعد
وكيل الجامعة وغيرها من أعضاء الإدارة العليا ، حسب الحاجة.
• إجراء البحوث ، يجمع ويجمع بيانات / معلومات من
مصادر متعددة لإعداد التقارير والعروض والمراسلات
الدعم الإداري
• نفهم السياسات والإجراءات التنظيمية اللازمة
لضمان اتباع بروتوكولات صنع القرار المناسبة.
• الأعمال الرائدة في التحضير لاجتماعات مجلس
الكلية ، بما في ذلك تتبع ورصد ومتابعة التقدم في بنود العمل المفتوح ، صياغة جدول
الأعمال ، وإنتاج دقائق دقيقة في كل اجتماع ، ومتابعة الإجراءات.يوفر معلومات
البحث / الخلفية ، وتطوير المحتوى ، وإنشاء العروض التقديمية وتنسيق الاجتماعات.
• يحافظ على ترتيبات سفر العميد والتنسيق المسبق
للتخطيط المسبق للرحلات مع مختلف الوظائف الداخلية ، بما في ذلك ترتيب السفر
المناسب والتأشيرات وجداول الأعمال والاتصالات الضرورية ، إلخ.
• استعراض الوثائق المحددة والطلبات التي تأتي من
مكتب نائب الرئيس ومكتب وكيل الكاثوليكية واقتراح توصيات للعمل. شاشات وأولويات البنود الواردة لضمان ينصح دين من القضايا والأحداث
والعناصر الحالية.
• يحمل ملفات التوظيف ل CHSS
Adjunct وأعضاء هيئة
التدريس العادية.
• يدعم مدير CHSS
على وثائق الأداء
السنوي للأستاذ.
• تحتفظ سجلات الموظفين لجميع أعضاء هيئة التدريس /
الموظفين مثل الإجازة السنوية ، إجازة مرضية
• الاتصال بالموارد البشرية على الهيكل التنظيمي CHSS وجميع الوظائف
المالية والميزنة ودعم الشراء
• يوفر الدعم لإنشاء ومراقبة الميزانيات. يتعقب النفقات المالية والمشاريع عجز الميزانية أو الفوائض.
• يوفر الميزانية وغيرها من التقارير إلى العميد
وأعضاء الإدارة العليا الأخرى ، حسب الحاجة.
• إعداد جميع طلبات الدفع لجميع أعضاء هيئة التدريس CHSS لجميع المشاريع / البرامج المعنية.
• تحتفظ بجميع النفقات
CHSS (فواتير
الموردين ، والمصروفات النثرية والموظفين المحليين
exp. المطالبة)
• تحتفظ بجميع
CHSS عقود الفواتير
ضد العملاء / المنظمات
• يعمل مع موظفي الإدارة المالية على رموز النشاط
/ البرنامج
• Liaises مع الإدارة المالية للحصول على معلومات محدثة
على الفواتير الصادرة
• إعداد تقارير النشاط للعميد بناء على الطلب.
• يتعاون مع البائعين وإدارات المشتريات الجامعة
على طلبات الاقتباس CHSS ، أوامر الشراء.
• الحفاظ على الجرد CHSS
والسجلات ذات الصلة
متطلبات
• الحد الأدنى من 3 سنوات من الخبرة وعلى الأقل
درجة البكالوريوس من مؤسسة معتمدة أو مزيج معادل من الخبرة والتعليم.
• إظهار النجاح في تخطيط وتنظيم وتنفيذ البرامج
والأحداث والخدمات والتسليمات.
• درجة عالية من الكفاءة الكمبيوتر باستخدام البريد
الإلكتروني ، Office (Word ، Excel و PowerPoint) ، أدوات على شبكة الإنترنت.
• يفضل معرفة العمل بجامعة زايد.
• ثنائي اللغة (الإنجليزية / العربية) هو أحد
الأصول.
