الشركة: جامعة زايد
قطاع
العمل: التعليم و التدريب
مكان
الوظيفة دبي، الإمارات
المستوى
الوظيفي: موظف
(مع خبرة لكن غير إداري)
تاريخ
النشر: 24-12-2018
الرقم
المرجعي: 98398
الدور
الوظيفي: الأعمال الإدارية
و السكرتارية
موظف إداري - شؤون الطلاب - حرم دبي
الوصف
ومتطلبات الوظيفة
الفرصة
تبحث شئون الطلاب عن شاغل الوظيفة لمنصب المسؤول الإداري. يقدم المساعد الإداري لمركز الإرشاد الطلابي تقارير إلى مدير المركز ويؤدي مجموعة كاملة من مسؤوليات الرعاية الإدارية والعميل للمركز. شاغل الوظيفة هو نقطة الاتصال الأولى للطلاب الذين يستكشفون ويبحثون عن الخدمات من المركز ، وهو أحد الموظفين الرئيسيين الذين يستطيعون جزئيا ضمان رضاء العميل والتميز في الخدمة من المركز. المسؤوليات • تنسيق وجداول الأحداث والأنشطة التوعية ، • يتعامل مع المراسلات الواردة والصادرة للمركز مع وحدات / أقسام مختلفة في الجامعة ، • يجمع البيانات وإعداد التقارير باستخدام تطبيقات مختلفة بما في ذلك نظام السجلات الإلكترونية ، • صيانة ، وتحديث العميل ملفات على نظام السجلات الإلكترونية ؛ • جداول وتنسيق الاجتماعات والتعيينات. • يتعامل مع مكالمات العميل والزائرين والبريد ، إلخ. • يحتفظ الإعداد المهني والهدوء المطلوبة من مركز الإرشاد الطلابي بما في ذلك منطقة الاستقبال والمجموعة والمورد وغرف AV والمكتبة إلخ. • يعمل كحلقة وصل رئيسية واتصال لتنسيق وتسهيل تعاون المركز مع الوحدات / الإدارات الأخرى. • يضمن التغطية الإدارية المناسبة بما في ذلك: تقديم الدعم للمكاتب الأمامية وإدارة حركة الهاتف والمراسلات (البريد الإلكتروني والبريد الإلكتروني والفاكس وغيرها) • اجتماعات جداول الموظفين وإعداد محاضر الاجتماعات ، • تقديم الدعم الإداري في إعداد التقارير والوثائق والأدلة ، وثائق السياسات والنماذج وغيرها ؛ • يضمن توفير إمدادات مكتبية كافية ، إلخ. • يحافظ ويدير نظام تعيين فعالة للعملاء من خلال نظام السجلات الإلكترونية التي تغطي: جدولة / إعادة تحديد مواعيد العميل بطريقة سرية ورعاية ، وتتبع جميع المراسلات حول تعيينات العميل والإحالات ، والتنسيق مع المستشارين في الترتيب لجلسات المشي ، وتتبع عدم وجود عروض أو إلغاءات ، إلخ ، وإخطار المستشارين ، عند الاقتضاء ، بالمواعيد المعاد ترتيبها ، والحفاظ على وتحديث ملفات العميل في قاعدة البيانات ؛ معالجة طلبات الإحالة الواردة والصادرة ؛ التأكد من اكتمال جميع الوثائق التي تسبق واتباع الدورة وإعادتها من قبل العملاء ؛ ضمان الحفاظ على ملفات وسجلات العميل بطريقة سليمة وتحديثها بانتظام ؛ إدارة التخزين والتقطيع لسجلات حالات العملاء أو البيانات عند الضرورة إلخ. • يوفر المساعدة عند الاقتضاء في تدريب الموظفين الجدد ، في استخدام النظام الإلكتروني. • يوفر معلومات دقيقة ردا على استفسارات العملاء أو غيرها من الاستفسارات العامة من أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب وأولياء الأمور والمجتمع على الخدمات المقدمة أو وظائف وعمليات المركز. • يضمن الامتثال للسرية في حين مساعدة المستشارين في الفرز ، جلسات الاستيعاب ، والتقييمات إلخ. • يحافظ على وتحديث المحتوى على الموقع الإلكتروني للمركز ، والمواد الترويجية ، لوحات الإعلانات إلخ. • يسهل جهود التوعية في المركز جنبا إلى جنب مع موظف التوعية في مهام مختلفة بما في ذلك إعداد ونشر المواد الترويجية (الكتيبات والملصقات والنشرات والمنشورات) وتنظيم الأحداث وما إلى ذلك. • يتعامل مع إدارة وتوثيق ميزانية المركز ونفقاته. • يستجيب مع الاجتهاد ويقدم المشورة للمستشارين من أي حالات عاجلة أو حرجة محتملة مع عملائهم أو عملاء جدد الذين يظهرون مكتئبين أو العملاء الذين يتم اصطحابهم إلى المركز من قبل موظفين من وحدات مختلفة.
و متطلبات
• يجب أن تمتلك درجة البكالوريوس في علم النفس / الإرشاد / العمل الاجتماعي والمجالات ذات الصلة من مؤسسة معترف بها مع خبرة لا تقل عن 2 سنة في دور مماثل أو ما يعادل الجمع بين التعليم والخبرة. و فوائد ؟ حزمة مزايا الجامعة جذابة للغاية ، مع رواتب تنافسية خالية من الضرائب في دولة الإمارات العربية المتحدة ، وبدل سكن نقدي ، وبدل أثاث ، وتذاكر طيران سنوية للعطلات للموظف والعائلة المباشرة ، ويتم تقديم إعانات تعليمية للأطفال والرعاية الصحية للموظف ورعايته. أفراد الأسرة. ؟  |
