منسق البروتوكول والفعاليات - مكتب نائب الرئيس-موظف (مع خبرة لكن غير إداري)

الشركة:  جامعة زايد

قطاع العمل:  التعليم و التدريب

مكان الوظيفة أبو ظبي، الإمارات 

المستوى الوظيفي:  موظف (مع خبرة لكن غير إداري)

تاريخ النشر:  24-12-2018

الرقم المرجعي:  98346

الدور الوظيفي:   إدارة المناسبات و المؤتمرات

 

منسق البروتوكول والفعاليات - مكتب نائب الرئيس

المسؤليات 

 

الغرض من الوظيفة: تنظيم والإشراف على جميع الزيارات الرسمية المرتبطة بمكتب نائب الرئيس في حرم جامعة دبي تحت إشراف المدير ، والإدارة والبروتوكول ، ومكتب نائب الرئيس ، ومساعدة نائب الرئيس في المسائل المتعلقة بالاتصال مع مجتمع دبي. عوامل النجاح الحرجة: • القدرة على تجميع عناصر متنوعة لدعم زيارات VIP والأحداث. • القدرة على توفير التفاعل في الوقت المناسب وشامل والمهنية مع الأطراف المناسبة لدعم الخدمات لدعم أحداث الجامعة. • القدرة على تنسيق وإدارة عدة زيارات وأحداث ، في بعض الأحيان في مهلة قصيرة للغاية.حسابات رئيسية: • دعم وتقديم المشورة للمدير في تخطيط وإعداد وتنفيذ جميع الخطط للزوار والأحداث في حرم دبي المتعلقة بمكتب نائب الرئيس. • تنسيق خطط الترحيب ومرافقة ومراجعة جميع بروتوكول لجميع الزوار للمناسبات الكبرى والمحاضرات وزيارات الحرم الجامعي والمؤتمرات الصحفية  • تحية ومرحبا بكبار الزوار والزوار وتقديم صورة جامعة زايد. • تقديم المشورة بشأن اختيار الهدايا لمكتب نائب الرئيس ، وفي حالات خاصة ، شراء هدايا لكبار الشخصيات وضيوف مكتب نائب الرئيس. • مرافقة نائب الرئيس أثناء الزيارات لكبار الشخصيات في حرم الجامعة والمجتمع. • التنسيق مع إدارة المنشورات فيما يتعلق بجميع المواد المطبوعة واللافتات اللازمة للأحداث. • استعراض ترتيبات الأحداث التي تنظمها الإدارات أو الكليات الأخرى على النحو المطلوب لضمان تقديم عروض تفي بمعايير الجامعة. • متابعة طلبات خاصة من نائب الرئيس المتعلقة بأمور المجتمع ، البائعين ، إلخ. • توفير الاتصالات الاستراتيجية لمدير الإدارة فيما يتعلق بالأحداث ذات الصلة بالمجتمع. • العمل بنجاح مع الجهات الراعية والشركاء الحدث. • توفير التواصل الاستراتيجي مع أعضاء إدارة الشؤون الخارجية فيما يتعلق بأنشطة الجامعة. • رصد وتقديم المشورة بشأن جرد الهدايا التي يحتفظ بها مكتب نائب الرئيس لتحديد أنواع ومستويات الهدايا التي سيتم توزيعها لكل حدث. • استقبال الضيوف والترحيب بهم في المطار والتأكد من نقل الضيوف ورؤيتهم إلى المطار عندما يتطلب البروتوكول ذلك. درجة الاستقلالية / ترابط البيئة: • سيعمل شاغل الوظيفة مباشرة مع مدير الإدارة وفي بعض الأحيان نائب الرئيس أثناء الزيارات بشأن مسائل البروتوكول. • قد ينطوي العمل على تنسيق العديد من الزيارات والفعاليات الهامة خلال فترة زمنية قصيرة. • سوف تكون البيئة متطلبة إلى حد ما بسبب الحاجة إلى مهام متعددة وإدارة الضغوط والتوقعات من الزوار رفيعي المستوى. علاقات العمل / تأثير التفاعلات: سيكون شاغل الوظيفة على حد سواء الاتصالات الداخلية والخارجية في سياق المهمة. وتتراوح الاتصالات الداخلية بين موظفي الدعم الإداري وأعلى مستويات القيادة الجامعية. قد تتكون جهات الاتصال الخارجية من العديد من المستويات بما في ذلك الموردين ومسؤولي الأمن بالإضافة إلى الضيوف رفيعي المستوى و VVIPs. ستكون جودة التفاعل مع هذه الاتصالات حاسمة لتنفيذ الأحداث الناجحة. التعليم ومتطلبات الخبرة: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال ، الإدارة العامة ، أو مجال آخر ذي صلة. يمكن الاستعاضة عن الخبرة ذات الصلة بالتعليم المطلوب مع خبرة لا تقل عن 4 سنوات في مسائل البروتوكول وتنسيق الأحداث.  المهارات المطلوبة: يجب أن تكون قادرة على العمل ساعات خارج الجدول المعتاد والسفر خارج المدينة في بعض الأحيان لعقد الاجتماعات أو الأحداث. مهارات شخصية استثنائية. مهارات التواصل الشفوي والكتابي الفعال باللغتين العربية والإنجليزية. يجب أن يكون لديك مهارات اتخاذ القرار القوية ، والقدرة على تحديد أولويات المهام وتحقيق العديد من المهام المتنوعة حتى الانتهاء من المواعيد النهائية. يجب أن تكون قادرة على العمل بشكل مستقل ، لديها القدرة على استخدام إجراءات الجامعة لإنجاز المهمة والقدرة على استخدام المبادرة في تحقيق الأهداف. الكفاءات: التواصل - القدرة على تبادل المعلومات بطريقة فعالة وتعاونية ، شفهياً وكتابياً. التركيز على العملاء والخدمة - يبرز روح التميز في الخدمة النتائج واتجاه العمل - يوضح مبادرة لإحداث تحسينات وتعزيز النتائج الإيجابية. يبني علاقات شخصية فعالة - يوضح الفعالية الشخصية في مكان العمل. المعرفة والكفاءة التقنية - يوضح الكفاءة في الجوانب التقنية ومعرفة الوظيفة من الموقف لتحقيق مستوى عال من الأداء. قادرة وراغبة في التعلم.

الفوائد حزمة مزايا الجامعة جذابة للغاية: رواتب تنافسية بدون ضرائب في دولة الإمارات العربية المتحدة. بدل سكن نقدي بدل أثاث تذاكر طيران سنوية للعطلة للموظف والعائلة المباشرة ؛ الإعانات التعليمية للأطفال المؤهلين ؛ الرعاية الصحية المدعومة للموظف ورعاية أفراد الأسرة.